Prawo pracy

Sygnaliści

Nowe przepisy o ochronie sygnalistów nakładają na pracodawców obowiązek wdrożenia procedur dotyczących przejrzystych i bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń zaobserwowanych przypadków naruszenia prawa oraz zapewnienia ochrony dla osób zgłaszających takie nieprawidłowości. Wymogi te wynikają zarówno z polskiej ustawy, jak i unijnej dyrektywy oraz dobrych praktyk compliance, a ich realizacja staje się istotnym elementem ładu korporacyjnego i zarządzania ryzykiem prawnym każdej organizacji.

Wspieramy przedsiębiorców w pełnym wdrożeniu systemów dla sygnalistów: od analizy obowiązków, przez wybór narzędzi technologicznych i przygotowanie dokumentacji, aż po szkolenie osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń. Pomagamy zapewnić zgodność z RODO, przepisami prawa pracy, regulacjami branżowymi oraz oczekiwaniami przedsiębiorców.

Kompleksowe wdrożenie systemu ochrony sygnalistów

Pomagamy w zaprojektowaniu i wdrożeniu systemu dokonywania zgłoszeń od podstaw – zgodnie z wymaganiami prawa i specyfiką danej organizacji. Wspieramy w doborze odpowiedniego modelu dokonywania zgłoszeń, pomagamy określić zasady komunikacji wewnętrznej oraz sposoby podejmowania działań następczych.

Wdrażanie platform zgłoszeniowych

Wspieramy klientów w wyborze i integracji narzędzi technologicznych umożliwiających przyjmowanie i rejestrację zgłoszeń sygnalistów – z uwzględnieniem ochrony tożsamości sygnalistów oraz zgodności z RODO. Pracowaliśmy zarówno z rozwiązaniami dostępnymi komercyjnie, jak i wdrożeniami wewnętrznych systemów zgłoszeniowych.

Przygotowanie pełnej dokumentacji

Tworzymy kompletne procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, regulaminy wewnętrzne, polityki ochrony danych osobowych oraz wzory komunikatów i formularzy zgłoszeń – zarówno dla sygnalistów, jak i osób prowadzących postępowania wyjaśniające.

Szkolenia dla pracodawców i zespołów odpowiedzialnych za zgłoszenia

Prowadzimy dedykowane szkolenia i warsztaty z obsługi systemu sygnalistów – zarówno dla kadry zarządzającej, jak i osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i analizę zgłoszeń. Wspieramy również we wdrażaniu wewnętrznych kampanii edukacyjnych i komunikacyjnych.

Obsługa zgłoszeń i postępowań wewnętrznych

Wspieramy pracodawców w obsłudze rzeczywistych zgłoszeń – w tym dotyczących naruszeń prawa, ale także mobbingu, konfliktu interesów, nieprawidłowości finansowych czy naruszenia zasad etyki. Doradzamy w konkretnych przypadkach – od przyjęcia informacji, przez działania wyjaśniające (również obejmujące wsparcie w przeprowadzenia dochodzenia wewnątrz organizacji związanego z dokonanym zgłoszeniem), po wsparcie w opracowaniu odpowiedniej reakcji będącej następstwem uzasadnionego zgłoszenia. Tworzymy raporty z przeprowadzonych postępowań wyjaśniających.

Zgodność z RODO i ochrona danych

Pomagamy zapewnić zgodność procesów dotyczących zgłoszeń z przepisami o ochronie danych osobowych – również w sytuacjach zgłoszeń anonimowych, dotyczących wielu osób, danych wrażliwych czy informacji podlegających ochronie bądź tajemnicy.

Integracja z systemami compliance i etyki

Pomagamy włączać zasady dotyczące zgłoszeń naruszenia prawa w szersze struktury zarządzania ryzykiem, compliance i etyką organizacyjną. Doradzamy przy tworzeniu spójnej komunikacji zasad etycznych, kodeksów postępowania i standardów uczciwości.

Doświadczenie

Doradztwo dla przedsiębiorców i organizacji jednozakładowych

Wspieramy indywidualnych przedsiębiorców oraz firmy we wdrażaniu zgodnych z przepisami systemów dla sygnalistów. Pomagamy opracować wewnętrzne procedury zgłaszania nieprawidłowości, zapewniające poufność, ochronę danych osobowych oraz bezpieczeństwo zgłaszającego. Dobieramy rozwiązania odpowiednie do struktury organizacyjnej i skali działalności – także w firmach bez działu HR czy compliance. Miedzy innymi opracowaliśmy kompleksową dokumentację związaną z dokonywaniem przez sygnalistów zgłoszeń naruszenia prawa w spółce Skarbu Państwa, wraz z opracowaniem instrukcji dotyczących stosowania narzędzi teleinformatycznych. ponadto przeprowadziliśmy szereg szkoleń dla pracowników, kandydatów do pracy oraz osób zajmujących się rozpatrywaniem dokonanych zgłoszeń.

Doradztwo dla grup kapitałowych i organizacji wielozakładowych

Pomagamy wdrażać systemy zgłoszeniowe w strukturach holdingowych i sieciach spółek powiązanych – uwzględniając obowiązek posiadania odrębnych procedur w spółkach zatrudniających powyżej 50 pracowników oraz mechanizmy raportowania naruszeń pomiędzy spółkami. Opracowaliśmy model współpracy funduszu kapitałowego oraz jego spółek parterowych w zakresie wymiany informacji dotyczącej dokonywanych zgłoszeń naruszenia prawa. Opracowaliśmy również spójne zasady przetwarzania danych osobowych sygnalistów w poszczególnych spółkach powiązanych w ramach grupy kapitałowej.

Ocena zgłoszeń sygnalistów

Braliśmy udział w ocenie zgłoszeń dokonywanych przez sygnalistów w dużej polskiej spółce produkcyjnej będącej częścią międzynarodowej grupy kapitałowej. Braliśmy udział w prowadzeniu postępowania wyjaśniającego oraz opracowaliśmy raport z wyników prowadzonego postępowania dla kadry zarządzającej grupy kapitałowej.

Eksperci