Uzupełnianie braków formalnych

Ius civile vigilantibus scriptum est? cz. 2 — Czyli o uzupełnianiu braków formalnych

Choć idealnym antidotum na trudności w uzupełnieniu braków jest uważność pozwalająca na ich uniknięcie, to w praktyce nawet profesjonalnym pełnomocnikom może zdarzyć się popełnić błąd przy sporządzaniu pisma. Na szczęście wiele braków formalnych można uzupełnić, jednak na tym etapie bezbłędność ma jeszcze większe znaczenie.

Zmiana procedury uzupełniania braków formalnych przez profesjonalnego pełnomocnika

Do niedawna przepisy Kodeksu postępowania cywilnego przewidywały odmienne zasady postępowania w przypadku wniesienia pisma dotkniętego brakami formalnymi przez profesjonalnego pełnomocnika oraz przez stronę działającą samodzielnie. W zależności od tego, kto składał pismo, sąd podejmował różne czynności proceduralne, mimo że ostateczne skutki procesowe były zbliżone.

Wniesienie przez profesjonalnego pełnomocnika pisma obarczonego brakami formalnymi skutkowało jego zwrotem przez sąd bez wcześniejszego wzywania do ich uzupełnienia.[1] Jednocześnie pełnomocnik mógł w terminie tygodnia ponownie złożyć pismo wolne od braków, które wówczas wywoływało skutki od dnia pierwotnego wniesienia. Brzmienie przepisów sugerowało przy tym, że nawet jeżeli brak dotyczył jedynie jednego elementu pisma (np. brak załącznika), konieczne było ponowne złożenie całego pisma wraz ze wszystkimi załącznikami.

Inaczej wyglądała natomiast procedura w przypadku pism składanych bezpośrednio przez stronę. W takim wypadku sąd nie zwracał pisma od razu, lecz wzywał stronę do usunięcia braków formalnych w terminie tygodnia, dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu dokonując zwrotu pisma.[2]

Z praktycznego punktu widzenia różnice pomiędzy tymi dwoma mechanizmami nie miały jednak większego znaczenia. W obu przypadkach istniał bowiem ten sam tygodniowy termin na usunięcie braków, a nieodwracalne negatywne skutki procesowe następowały dopiero w razie jego bezskutecznego upływu. Różnica sprowadzała się zasadniczo do momentu i formy reakcji sądu.

Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego z dnia 5 sierpnia 2025 r.[3] ujednoliciła te zasady. Obecnie zarówno profesjonalny pełnomocnik, jak i strona działająca bez pełnomocnika są wzywani do usunięcia braków formalnych w terminie tygodnia pod rygorem zwrotu pisma. Nowe regulacje mają zastosowanie do pism wniesionych od dnia 10 września 2025 r.

Czy uzupełnienie braków pisma po upływie tygodniowego terminu może być skuteczne?

Nieprawidłowo skompletowany załącznik czy brak wskazania w pozwie daty wymagalności roszczenia to zatem jeszcze niewielki problem. Profesjonalny pełnomocnik doskonale rozumie, że dużo poważniejszym przewinieniem jest złożenie pisma z uchybieniem terminu (czy to wynikającego z przepisów postępowania, materialnoprawnego terminu przedawniania roszczenia, czy tylko wyznaczonego przez sąd). Choć przywrócenie terminu na wniesienie pisma w teorii jest możliwe, to w praktyce urasta do rangi mitu. Od profesjonalnego pełnomocnika sądy wymagają bowiem nie tylko dyscypliny, ale zapobiegawczości i zaradności pozwalającej poradzić sobie nawet z przeszkodami trudnymi do przewidzenia.[4]

Czy wobec tego jest jakakolwiek szansa na przywrócenie terminu, jeśli pełnomocnik bez swojej winy nie uzupełnił braków formalnych pisma w terminie?

Na tle dopuszczalności wniosku o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych środka zaskarżenia w orzecznictwie Sądu Najwyższego wykształciły się trzy konkurencyjne stanowiska. Zgodnie z pierwszym z nich przywrócenie terminu do uzupełnienia braków jest dopuszczalne.[5] Drugie stanowisko również akceptuje taką możliwość, jednak wyłącznie do momentu wydania rozstrzygnięcia będącego konsekwencją uchybienia temu terminowi.[6] Według trzeciego poglądu wniosek o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych jest niedopuszczalny, ponieważ samo usunięcie braków nie stanowi samoistnej czynności procesowej.[7] Taką samoistną czynnością procesową jest złożenie pisma, nie zaś uzupełnienie jego braków.

To ostatnie stanowisko zostało ostatnio przyjęte przez Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 22 stycznia 2025 r. w sprawie I CSK 516/24.  Sąd Najwyższy wskazał, że uchybienia polegającego na niezachowaniu terminu do uzupełnienia braków formalnych nie można skutecznie sanować poprzez złożenie wniosku o przywrócenie tego terminu. Zamiast tego potencjalną – przynajmniej teoretycznie – drogą naprawczą mogłoby być złożenie wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia pisma. Jeżeli bowiem pismo zostało wprawdzie wniesione w terminie, lecz dotknięte brakiem formalnym, który następnie nie został uzupełniony, nie wywołuje ono żadnych skutków procesowych. Strona znajduje się wówczas zasadniczo w takiej samej sytuacji, jak gdyby pisma w ogóle nie wniosła.

W związku z tym, że już nastąpił skutek w postaci nie wywarcia żadnego skutku przez pismo wniesione przez stronę, wniosek o przywrócenie terminu do uzupełnienia jego braków formalnych jest bezprzedmiotowy. Nawet gdyby sąd przywrócił taki termin, nie jest zasadnym by strona uzupełniała pismo, które należy traktować jak niebyłe.

Sąd Najwyższy uznał zatem, że jedyną formalnie dopuszczalną drogą do skutecznego wniesienia pisma w takiej sytuacji byłby wniosek o przywrócenie terminu do jego wniesienia, a nie do uzupełnienia braków pisma, które zostało już zwrócone lub odrzucone.

Należy jednak pamiętać, że rozważania Sądu Najwyższego dotyczące możliwości przywrócenia terminu do wniesienia pisma odnosiły się przede wszystkim do oceny dopuszczalności wniosku o przywrócenie terminu na uzupełnienie braków. Kwestia alternatywnego rozwiązania polegającego na ponownym wniesieniu pisma wnioskiem o przywrócenie terminu została poruszona niejako na marginesie. Uwagi te miały zatem przede wszystkim wymiar teoretyczny.

W praktyce zastosowanie takiego rozwiązania może okazać się mało skuteczne. Sądy przywracają terminy wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach, a jeszcze bardziej restrykcyjnie oceniają takie wnioski, gdy uchybienie dotyczy czynności, którą miał wykonać profesjonalny pełnomocnik. W przypadku nieuzupełnienia braków formalnych przekonujące uzasadnienie wniosku o przywrócenie terminu byłoby szczególnie trudne. Pełnomocnik musiałby bowiem wykazać, że wniósł pismo dotknięte brakiem formalnym, jak i nie uzupełnił tego braku w terminie, ale to wszystko uczynił bez swojej winy.

Jakie są konsekwencje uiszczenia opłaty od pisma w niewłaściwej wysokości?

Pełnomocnik wnoszący pismo podlegające opłacie może popełnić jeden z trzech błędów — uiścić zbyt wysoką kwotę, uiścić zbyt niską kwotę lub nie uiścić jej wcale.

Uiszczenie zbyt wysokiej kwoty nie będzie miało negatywnych skutków procesowych. Na sądach ciąży obowiązek zwracania nadwyżki opłat z urzędu.[8] Jeśli tak się nie stanie ważne jest, aby sprawnie podjąć czynności w celu wyegzekwowania takiego zwrotu. W przeciwnym razie przedawnią się one z upływem trzech lat.[9]

Problemem wymagającym jeszcze sprawniejszej reakcji jest brak uiszczenia opłaty lub uiszczenie jej w zbyt niskiej kwocie. Jeśli od pisma nie została uiszczona należna opłata, to sąd nie podejmie żadnej czynności na skutek jego wniesienia.[10] Dalsze działania sądu w związku z nieuiszczeniem właściwej opłaty od pisma mogą jednak różnić w zależności od ustalenia wartości przedmiotu sporu lub wartości przedmiotu zaskarżenia.

Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego[11], jeżeli prawidłowo wskazano wartość przedmiotu zaskarżenia i nie uiszczono opłaty, albo opłata ta jest za niska w stosunku do wartości przedmiotu zaskarżenia, to pismo wniesione przez profesjonalnego pełnomocnika będzie podlegało odrzuceniu z możliwością uzupełniania opłaty w terminie tygodnia od dnia doręczenia zarządzenia o zwrocie.

Jeśli zaś środek zaskarżenia zostanie od razu opłacony zgodnie ze wskazaną w nim wartością przedmiotu zaskarżenia, jednak sąd stwierdzi, że wartość przedmiotu zaskarżenia została wskazana błędnie i w związku z tym również opłata została uiszczona w zbyt niskiej kwocie, to po ustaleniu prawidłowej wartości przedmiotu zaskarżenia, sąd wezwie skarżącego do uzupełnienia opłaty.

Skutki odrzucenia przez sąd wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych

Szczególnej uwagi wymaga sytuacja, w której profesjonalny pełnomocnik składa wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych, a sąd wniosek ten oddala. W przypadku gdy analogiczny wniosek złożyłaby strona działająca bez profesjonalnego pełnomocnika, oddalenie wniosku skutkowałoby wezwaniem do uiszczenia brakującej opłaty od pisma. Odmiennie kształtuje się natomiast sytuacja strony reprezentowanej przez profesjonalnego pełnomocnika. W takim wypadku sąd oddalający wniosek o zwolnienie od kosztów nie wzywa pełnomocnika do uzupełnienia opłaty.

Termin do opłacenia pisma wynosi tydzień i rozpoczyna bieg już z chwilą ogłoszenia albo doręczenia postanowienia oddalającego wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych. Jeżeli o zwolnieniu od kosztów orzekał sąd pierwszej instancji, a następnie wniesiono zażalenie, termin ten biegnie od ogłoszenia albo doręczenia postanowienia oddalającego zażalenie.[12]

W konsekwencji nieuiszczenie opłaty wynikające z błędnego założenia, że sąd uwzględni wniosek o zwolnienie od kosztów postępowania, może co prawda zostać naprawione, jednak wymaga od pełnomocnika szczególnej czujności w zakresie prawidłowego ustalenia momentu rozpoczęcia biegu terminu do uiszczenia opłaty.

[1] Zob. art. 130^1a k.p.c. w brzmieniu sprzed 10.09.2025 r.

[2] Zob. art. 130 k.p.c.

[3] Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1172).

[4] Szerzej na ten temat: M. Jędrzejewska, K. Weitz [w:] Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz. Tom I. Postępowanie rozpoznawcze, wyd. V, red. T. Ereciński, Warszawa 2016, art. 168.

[5] Zob. postanowienie SN z 10.11.2006 r., I CZ 61/06.

[6] Zob. postanowienie SN z 22.02.2006 r., III CZ 4/06.

[7] Tak postanowienie SN z 22.01.2025 r., I CSK 516/24.

[8] Zob. art. 80 u.k.s.c.

[9] Zob. art. 81 u.k.s.c.

[10] Zob. art. 126² §1 k.p.c.

[11] Zob. postanowienie SN z 14.05.2021 r., III CZ 13/21.

[12] Zob. art. 112 u.k.s.c. i  uchwałę SN z 26.04.2022 r., III CZP 82/22, OSNC-ZD 2023, nr 2, poz. 18.