Ius civile vigilantibus scriptum est — Czyli o konsekwencjach wadliwego wnoszenia pism procesowych w postępowaniu cywilnym
Każdy profesjonalny pełnomocnik wie, że reprezentowanie klienta w procesie cywilnym bez doskonałej znajomości przepisów i ich praktycznego zastosowania może skutkować nieodwracalnymi, negatywnymi dla klienta konsekwencjami. Znaczny formalizm procedury cywilnej jest skutkiem między innymi nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego z 2019 roku. Nie w każdym przypadku przepisy precyzyjnie określają skutki uchybień. W wielu przypadkach to dopiero praktyka orzecznicza sądów odpowiedziała na pytania, które powstawały na gruncie interpretacji przepisów. Dodatkowo ustawą z 5 sierpnia 2025 r. [1] ustawodawca wprowadza kolejne zmiany w sposobie wnoszenia pism procesowych, a co za tym idzie kolejne reguły, których nieprzestrzegania może prowadzić do obciążenia strony negatywnymi skutkami procesowymi. Warto zatem podsumować jakie sankcje grożą za jakie uchybienia i czy istnieje szansa ich uniknięcia.
Jakie skutki będzie miało wniesienie pisma lub doręczenie odpisu stronie w niewłaściwym trybie?
Zgodnie z art. 132 §1 k.p.c. profesjonalni pełnomocnicy są zobowiązani do doręczania sobie bezpośrednio odpisów pismo wnoszonych do sądu. Istnieją jednak kategorie pism, które są wyłączone spod tej reguły. Są to między innymi środki odwoławcze czy pozew wzajemny. Takie pisma wnosi się do sądu razem z odpisem dla strony przeciwnej i to sąd dokonuje doręczenia odpisu pisma.
W tym miejscu warto odnotować, że od marca 2026 roku katalog pism, które należy wnieść do sądu z odpisem zostanie rozszerzony o kolejne pisma tj. o interwencję, zmianę powództwa, zarzut potrącenia, skargę na czynności komornika sądowego i zarzuty przeciwko planowi podziału.
Odnośnie zasady bezpośredniego doręczenia odpisu pisma pełnomocnikowi strony przeciwnej od marca 2026 roku wejdzie w życie jeszcze jedna zmiana. Obecnie jeśli pełnomocnik jest zobowiązany do doręczenia odpisu pisma pełnomocnikowi drugiej strony, to oświadczenie o dokonaniu takiego doręczenia powinien zamieścić w piśmie procesowym skierowanym do sądu. W przeciwnym razie sąd dokona zwrotu pisma bez wezwania do uzupełnienia braku. Od marca 2026 roku nie będzie już obowiązku zamieszczania takiego oświadczenia w piśmie. Zamiast tego, w razie wątpliwości, sąd będzie mógł zobowiązać pełnomocnika do przedstawiania dowodu doręczenia odpisu pisma stronie przeciwnej. Dopiero w przypadku nieprzedstawienia takiego dowodu pismo procesowe będzie podlegało zwrotowi.
Również od marca 2026 roku rozpocznie się okres przejściowy, w czasie które część pism będzie można wnosić do sądu za pośrednictwem portalu informacyjnego. Od marca 2027 roku stanie się to obowiązkiem.
Po wejściu w życie obowiązku składania pism przez portal informacyjny profesjonalny pełnomocnik będzie mógł złożyć pismo na wyłącznie jeden z czterech sposobów:
- tradycyjnie (z pominięciem portalu informacyjnego) z bezpośrednim doręczeniem odpisu pełnomocnikowi strony przeciwnej;
- przez portal informacyjny wraz z odpisem dla strony przeciwnej;
- przez portal informacyjny z bezpośrednim doręczeniem odpisu pełnomocnikowi strony przeciwnej;
Za pośrednictwem portalu czy tradycyjnie? — skutki błędnego trybu wniesienia pisma
Jeśli błędny tryb wniesienia pisma będzie polegał na wniesieniu pisma za pośrednictwem portalu, kiedy wymagane było wniesienie pisma w formie tradycyjnej lub odwrotnie — na wniesieniu pisma w sposób tradycyjny, kiedy wymagane było wniesienie za pośrednictwem portalu — konsekwencją będzie bezskuteczność wniesienia pisma. Ustalenie jedynej właściwej drogi wniesienia pisma będzie miało zatem bardzo istotne znaczenie.
Co ciekawe, zasada, że tylko jeden tryb wniesienia pisma jest właściwy nie ma zastosowania do bezpośredniego doręczenia pisma pełnomocnikowi strony przeciwnej. Doręczenie innemu pełnomocnikowi odpisu pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego ma ten sam skutek co doręczenie pisma tradycyjną pocztą, niezależnie od tego czy samo pismo zostało wniesione w sposób tradycyjny, czy przez portal informacyjny.
Możliwość doręczenie innemu pełnomocnikowi pisma przez portal informacyjny, nawet jeśli to pismo podlegało wniesieniu do sądu w sposób tradycyjny wynika wprost z nowego brzmienia art. 132 § 15 k.p.c. Odnośnie sytuacji odwrotnej (tj. doręczenia pełnomocnikowi odpisu pisma pocztą, podczas gdy samo pismo jest wnoszone do sądu przez portal informacyjny) ustawodawca nie wypowiedział się wprost. W teorii takie rozwiązanie byłoby zgodnie z brzmieniem przepisów. Z art. 132 § 1 zd. 1 wynika jedynie obowiązek bezpośredniego doręczania odpisów pism między pełnomocnikami, zaś z kolejnego zdania obowiązek przedłożenia na żądanie sądu dowodu doręczenia albo nadania odpisu pism. W art. 132 § 14 k.p.c. przewidziano jedynie zasadę, że przy wnoszeniu pisma przez portal informacyjny uzyskanie przez wnoszącego dokumentu potwierdzającego przekazanie tego pisma drugiej stronie jest równoznaczne z wykonaniem obowiązku bezpośredniego doręczenia. Z samego brzmienia ustawy nie wynika zatem przymus wyboru portalu informacyjnego do doręczania pełnomocnikowi drugiej strony pism wnoszonych do sądu przez portal.
Skutki błędnego trybu doręczenia odpisu pisma
Jak już zostało powiedziane we wstępie, profesjonalny pełnomocnik co do zasady powinien doręczać odpisy pism bezpośrednio pełnomocnikowi strony przeciwnej. Brak takiego doręczenia prowadzi do zwrotu pisma. Obecnie następuje to już w momencie nie zawarcia w piśmie oświadczenia o doręczeniu odpisu drugiej stronie. Od marca 2026 roku zwrot będzie następował w przypadku niezłożenia potwierdzenia nadania lub doręczenia jeśli sąd zażąda jego przedłożenia. W każdym razie zaniechanie doręczenia doprowadzi do nieskuteczności złożenia pisma, bowiem na którymś etapie procedowania sąd zdecyduje o zwrocie pisma.
A jakie konsekwencje będzie miał błąd polegający na doręczeniu pisma bezpośrednio pełnomocnikowi strony przeciwnej w przypadku, gdy wymagane jest wniesienie do sądu pisma z odpisem dla strony przeciwnej?
Jeśli pełnomocnik, zamiast załączyć odpis dla strony przeciwnej do oryginału pisma procesowego wnoszonego do sądu, doręczy ten odpis bezpośrednio pełnomocnikowi strony przeciwnej, sąd stwierdzi brak formalny wniesionego pisma. Z art. 128 §1 k.p.c. wynika bowiem obowiązek załączania odpowiedniej liczby odpisów pism. Jeśli zatem sąd dostrzeże, że strona wniosła pismo, którego odpis nie podlegał bezpośredniemu doręczeniu między pełnomocnikami i do tego pisma nie została załączony odpis, powinien potraktować pismo jako dotknięte brakiem.
Odnośnie procedury postępowania z pismem wniesionym przez profesjonalnego pełnomocnika, które zawiera brak formalny warto odnotować zmianę przepisów wprowadzoną w życie 10 września 2025 r. Od tej daty sąd nie dokonuje od razu zwrotu takiego pisma, ale w pierwszej kolejności wzywa do jego uzupełnienia w terminie tygodnia. Dopiero nieuzupełnienie braku formalnego będzie skutkowało zwrotem pisma.
A co jeśli sąd nie dostrzeże uchybienia strony?
Takie sytuacje zdarzały się w związku z niejednoznacznym statusem pisma zawierającego zmianę powództwa. Choć do 1 marca 2026 r. ustawa nie mówi wprost, że takie pismo jest wyłączone spod trybu doręczania bezpośredniego między pełnomocnikami, to z orzecznictwa wynika jednoznacznie, że to nie pełnomocnik a sąd w każdym wypadku powinien doręczać odpis modyfikacji powództwa. W praktyce zatem pełnomocnicy wnoszą pismo z modyfikacją wraz z odpisem dla strony przeciwnej i taki tryb jest uznawany za wyłącznie właściwy.
Skoro jednak zdarzały się uchybienia polegające na tym, że pełnomocnik doręczył pismo z modyfikacją powództwa bezpośrednio pełnomocnikowi strony przeciwnej, a sąd nie podjął stosownych czynności tj. nie zwrócił pisma dotkniętego brakiem, pojawiła się wątpliwość jakie są konsekwencje takiego błędu.
W ocenie Sądu Najwyższego takie uchybienie może, ale nie musi powodować wystąpienia negatywnych konsekwencji procesowych. Jeśli dotyczy pisma rozszerzającego powództwo to, nie można mówić o nieskuteczności rozszerzenia, a tym samym o wadliwości wyroku, która miałby wnikać z orzekania ponad żądanie.
Błędny tryb doręczenia może natomiast prowadzić do nieważności postepowania. Nie jest to jednak skutek, który następuje automatycznie. W tym przypadku nieważność postępowania musi wynikać z ograniczenia prawa do obrony swoich prawa przez stroną przeciwną. Jeśli zatem mimo wadliwości doręczenia strona przeciwna zdało zapoznać się z pismem i do niego odnieść, to nie ma powodu dla stwierdzenia nieważności postępowania.[2]
[1] Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1172).
[2] Zob. postanowienie SN z 30.01.2025 r., I CSK 577/24, wyrok SN z 22.02.2019 r., IV CSK 121/18, OSNC-ZD 2020, nr 2, poz. 30.
